Onkosten declareren

Onkosten worden transparanter met Elvy OD
Uw medewerkers maken onkosten. Voor benzine, voor studie of voor een broodje onderweg. De verwerking van die onkosten vraagt vaak onevenredig veel tijd van uw financiële administratie. Het kan anders: met de module Onkosten Declaratie (OD) van Elvy. Medewerkers worden voortaan zelf verantwoordelijk voor het correct invoeren van bonnetjes en declaraties. Dat maakt het verwerken van de boeking door de collega’s van de administratie een stuk simpeler en de kans op fouten aanzienlijk kleiner.

Met behulp van onze consultants kunnen wij samen met u de declaratie een structuur geven zodat deze conform de binnen uw organisatie geldende richtlijnen worden ingediend en vervolgens gefiatteerd.  Dat zorgt ervoor dat  declaraties altijd voorzien zijn van het juiste “bonnetje/document” door wie en eventueel voor wie de kosten zijn gemaakt.

Wat doet Elvy OD precies? 

  • Medewerkers hebben voortaan zelf de verplichting tot registratie van hun onkosten.
  • Dat gebeurt online. Het enige wat zij nodig hebben is een scanner of smartphone.
  • Daarna is het aan de verantwoordelijke manager om zijn of haar fiat aan de declaratie te geven.
  • Dan komt de boeking bij de financiële administratie terecht, die kan zorgen voor betaling. 

Zoveel voordelen in één pakket? 

  • De foutenmarge daalt. Een medewerker die zelf zijn bonnetjes of declaraties registreert, let er zelf op dat die registratie foutloos is - dat is in zijn eigen belang!
  • Uw medewerker kan via Elvy OD ook achterhalen wat de status is van de declaratie.
  • Uw financiële medewerkers en de verantwoordelijke manager worden minder vaak lastig gevallen met vragen over al of niet betaalde bonnen en declaraties.
  •  Met Elvy OD heeft u grip op de onkosten vergoeding die u verstrekt aan uw medewerkers conform werkkostenregeling.

Kenmerken

  • Elvy OD is beschikbaar voor gebruik met diverse boekhoudprogramma’s, zoals Exact Globe en Accountview.
  • Onbeperkt qua aantal gebruikers.
  • Automatische berekening van de kilometervergoeding, rekening houdend met woon/werk-verkeer.
  • Het programma berekent zelf de kilometers op basis van twee postcodes.
  • Medewerkers voeren zelf de declaraties in, dus minder werk voor uw administratie. De verantwoordelijke manager kan (indien gewenst) de declaratie aanpassen.
  • U kunt Elvy OD gebruiken op uw smartphone.
  • Elvy OD werkt met elke browser.
  • Het is heel eenvoudig om zelf de invoerschermen te definiëren: u bepaalt zelf wat uw medewerkers moeten invoeren.
HPE Silver PartnerWebsense Gold PartnerPlatform Outsourcing NederlandExact Certified PartnerVodafoneInnovaphone Authorized Reseller (iAR)APC Reliability Provider PartnerVeeam Silver ProPartnerNutanixRIPE NCCCitrix Silver Solution ProviderCisco Select Certified PartnerVMware Professional Solution ProviderHP Gold Client Virtualization Specialist