ZORG
ONDERWIJS

ENTERTAINMENT
GROOTHANDEL
DETAILHANDEL

OVERHEID
ORGANISATIE
POINT
OF SALE

EXACT
WE VOEGEN
UW BRANCHE
GRAAG TOE

"Met een lokale partner van een papieren kantoor naar een digitale werkomgeving"

Gorissen Bedrijfskeukens in Maastricht levert professionele keukens en keukenapparatuur en is actief in het zuiden van het land. Opgericht in 1934 door opa Gorissen is het bedrijf uitgegroeid van leverancier van slagerij- en bakkerijbenodigdheden tot leverancier voor de zorg en grotere bedrijfsrestaurants.

‘We hebben goed inzicht in cijfers, kunnen beter en gericht sturen en de papieren werkstroom is verdwenen’

Onder leiding van de tweede generatie Gorissen heeft het bedrijf de eerste stappen naar bedrijfsautomatisering gemaakt. ‘Met mijn vader aan het roer kwam meer en meer het besef dat we slimmer en sneller konden werken door papierwerk naar automatisering te verschuiven. We kozen ervoor om onze financiële administratie onder te brengen in oplossingen van Exact. In die tijd begon niet alleen onze samenwerking met hen, maar ook met onze partner The Computer Company (TCC). Zij adviseren en ondersteunen ons tot op de dag van vandaag bij onze bedrijfsautomatisering.’

Inzicht in planning en voorraad
Het was dan ook TCC die Stefan Gorissen – derde generatie en sinds 15 jaar directeur – adviseerde om Exact Synergy toe te voegen aan de financiële administratie in Exact Globe. ‘Het belangrijkste doel was om onze voorraad en planning beter inzichtelijk te hebben en om efficiënter samen te werken.’

Van papieren werkbonnen naar digitale werkstroom
Door de intrede van Synergy zijn werkprocessen voor monteurs en de technische dienst vereenvoudigd. Vóór Synergy vulden monteurs in de buitendienst hun uren en gebruikte of benodigde materialen in op papieren werkbonnen. Deze werden dagelijks ingediend. De technische dienst vulde met deze gegevens de voorraad aan of bestelde onderdelen. De administratie verwerkte de uren en eventuele materialen. Handmatig.

Met Synergy zijn de papieren werkbonnen verdwenen. Servicemonteurs gaan tegenwoordig met tablets op pad. Hierop zien zij binnen Synergy – real-time – de planning van die dag. Per klant voeren zij zelf het aantal gewerkte uren in, welke onderdelen uit eigen voorraad zijn gebruikt en welke eventueel besteld moeten worden.

Globe en Synergy geïntegreerd
De huidige werkstroom biedt voordelen aan zowel de technische dienst als de administratie.‘Onze technische dienst heeft het voorraadbeheer door Synergy inzichtelijk. De artikelnummers liggen vast, per artikel de voorraad of openstaande bestellingen en – niet onbelangrijk – de prijzen zijn geregistreerd.’

Omdat Globe en Synergy naadloos met elkaar integreren, is een forse tijdsbesparing gerealiseerd. Als alle gegevens vanuit Synergy kloppen, is door de koppeling met Globe de juiste factuur het resultaat. ‘Het mooie van Synergy is dat we per klant ook de contractuele afspraken kunnen vastleggen. Deze worden automatisch meegenomen bij de facturatie. Zo kunnen we snel en eenvoudig de juiste factuur versturen.’

Er wordt nog altijd gewerkt aan verdere verbetering van de integratie tussen beide oplossingen, zodat Gorissen zijn doelstelling met het team kan bereiken: ‘Minder papier, meer digitaal: dat heeft tijd nodig. Het proces wordt goed begeleid door onze partner TCC.’

Lokale samenwerking
Gorissen Bedrijfskeukens en TCC trekken al een lange tijd gezamenlijk op. ‘Toen mijn vader bedrijfsautomatisering overwoog, was de keuze voor TCC snel gemaakt. De belangrijkste reden was eenvoudig: TCC is – net als wij – een Limburgs bedrijf en we spreken elkaars taal. Onze samenwerking kenmerkt zich door korte lijnen. Dat is prettig als we vragen hebben over de Exact-oplossingen. We weten dat het snel wordt opgepakt.

Samenwerken met een regionale partner versterkt het gevoel van ‘ons kent ons’. Ik denk dat dat een typisch zuiderse inslag is. Hier in Limburg is dit principe geïntegreerd in het zaken doen met elkaar. Gun jij mij wat? Dan gun ik jou ook wat. Zo neemt TCC bijvoorbeeld koffiezetautomaten van ons af.

Overigens is samenwerking met lokale partners de rode draad binnen onze bedrijfsvoering. We kiezen voor de lange termijn: welke bedrijven passen bij deze visie? En ook: welk type klant? Voor nog meer focus hebben we de keuze gemaakt om voornamelijk aan klanten te leveren ten zuiden van Eindhoven. Zo kunnen we lokale en snelle service bieden en hopen we een langetermijnrelatie op te bouwen.’

Toekomst
Bedrijfsautomatisering past bij de groeistrategie die Stefan Gorissen voor zijn bedrijf heeft uitgestippeld. ‘Om te kunnen groeien is efficiënt werken een must. In die lijn past verdere automatisering binnen Gorissen Bedrijfskeukens. Als je kijkt naar ons streven – minder papier, meer digitaal – dan hebben we een eerste slag gemaakt.

Efficiënter werken helpt ons daarnaast bij het bieden van kwaliteit aan onze klanten. Niet alleen door de hoogwaardige producten en de service die we leveren, maar ook door een goede en efficiënte afwikkeling daarvan. Transparante communicatie hoort daarbij en bedrijfsautomatisering voorziet hierin.’

Voordelen:
• back en front office oplossingen die onderling met elkaar integreren
• meer efficiency door automatisering/digitalisering en daardoor minder papier
• mobiel werken voor de buitendienst met tablets waarop real-time inzicht in de planning
• inzicht in voorraad
• contractuele afspraken liggen vast
• compleet overzicht per klant waardoor snel factureren mogelijk is

Oude situatie:
• alleen financiële administratie geautomatiseerd
• papieren werkbonnen voor afhandeling service en voorraadbeheer
• te grote papieren – foutengevoelige – werkstroom
• geen direct inzicht in afspraken per klant

De oplossing:
Exact Synergy wordt ingezet bovenop de financiële administratie in Exact Globe. Hierdoor ontstaat een totaalpakket voor o.a. administratieve afhandeling van services, inzicht voorraad, planning en afspraken op klantniveau.

Feiten:
Naam organisatie: Gorissen Bedrijfskeukens
Organisatievorm: BV
Aantal medewerkers: 22
Actieve Exact productlijnen: Exact Globe en Exact Synergy
Focusgebieden: voorraad & logistiek, planning & productie, finance
Exact partner: The Computer Company
Website: www.thecomputercompany.nl

HPE Silver PartnerWebsense Gold PartnerPlatform Outsourcing NederlandExact Certified PartnerVodafoneInnovaphone Authorized Reseller (iAR)APC Reliability Provider PartnerVeeam Silver ProPartnerNutanixRIPE NCCCitrix Silver Solution ProviderCisco Select Certified PartnerVMware Professional Solution ProviderHP Gold Client Virtualization Specialist